Unfortunately, our privacy statement is only available in Dutch. We apologize for the inconvenience!

CODON draagt grote zorg voor goede beveiliging en zorgvuldige verwerking van uw persoonsgegevens. Hierbij wordt aan de voorwaarden gehouden die zijn gesteld in de Europese privacywet, beter bekend als de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) of General Data Protection Regulation (GDPR). Als u na het lezen van de onderstaande informatie nog vragen heeft, kunt u contact opnemen met het bestuur via bestuur.codon@wur.nl.

Welke gegevens verzamelen wij?

  1. Persoonsgegevens
    Wanneer iemand zich inschrijft als lid van CODON dienen verplicht doorgegeven te worden: voorletters; voornaam; tussenvoegsel; achternaam; adres; postcode; woonplaats; e-mail adres, geboortedatum, voorkeurstaal; IBAN-gegevens; studie, startjaar van de studie; registratienummer van de WUR, de WURnet accountnaam en het WUR-e-mailadres. Deze gegevens worden gebruikt voor de ledenadministratie van CODON, het versturen van de nieuwsbrief en overige poststukken, van een ledenlijst in de almanak en het incasseren van de jaarlijkse contributie en contributie voor activiteiten. Wanneer een persoon niet instemt met het verstrekken van deze gegevens kan deze persoon geen lidmaatschap bij CODON verkrijgen.
  2. Registratie voor en aanwezigheid bij activiteiten
    Wanneer een persoon plaats neemt in een commissie of zich inschrijft voor een activiteit van CODON worden in ieder geval naam, achternaam en e-mailadres verzameld. Deze gegevens worden gebruikt voor contact met de commissieleden, administratie over wie wanneer in welke commissie heeft plaatsgenomen en voor contact omtrent de activiteit met leden en controle van het lidmaatschap bij CODON om aan de activiteit deel te mogen nemen. Bij activiteiten waarbij een financiële bijdrage verplicht is om deel te kunnen nemen wordt ook het, als persoonsgegevens opgegeven, IBAN-nummer gebruikt om dit bedrag te kunnen incasseren. Eventueel wordt ook aanvullende informatie gevraagd indien dit nodig is voor het organiseren en uitvoeren van de activiteit. Bij inschrijving van de activiteit geeft de deelnemer toestemming voor het verwerken van deze gegevens.
  3. Klikgedrag op de website en e-mails
    CODON houdt klikgegevens bij van websitebezoekers op haar eigen website en in verstuurde e-mails. Geautoriseerde personen van CODON kunnen deze gegevens inzien. Deze informatie is geanonimiseerd en niet te herleiden tot de identiteit van de websitebezoeker. De verzamelde gegevens worden uitgezet in statistieken waarmee de effectiviteit van de aangeboden informatie wordt beoordeeld. Het doel hiervan is het optimaliseren van de inrichting van de website en e-mails.
  1. Beeldmateriaal
    Tijdens activiteiten van CODON worden foto’s gemaakt voor het fotoarchief van CODON. Een selectie foto’s zal op de website van CODON worden geplaatst. Leden kunnen de foto’s op de website bekijken wanneer zij ingelogd zijn met persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord. Niet-leden zullen geen toegang hebben tot deze foto’s. Verder kan een kleine selectie foto’s gebruikt worden voor promotionele doeleinden op de website, sociale media en op posters en flyers. Deze foto’s zullen wel voor niet-leden zichtbaar zijn.

Waar worden uw gegevens opgeslagen en wie heeft hier toegang tot?

Hierdoor kunnen partijen de gegevens alleen voor de beoogde doelen gebruiken. Indien u de getekende verwerkersovereenkomsten in wilt zien kunt u deze opvragen bij het bestuur.

Intern worden persoonsgegevens opgeslagen op de volgende locaties:

  1. Online ledenadministratie en website
    De website en online ledenadministratie worden in datacenters in Duitsland met ISO 27001 certificering. Verbinding met de website verloopt via een versleutelde verbinding. CODON heeft een verwerkersovereenkomst met Strato. In de online ledenadministratie worden alle persoonsgegevens van actieve leden, inschrijvingen voor en deelname aan activiteiten opgeslagen. Op de website wordt beeldmateriaal opgeslagen. Het bestuur en de publieke relaties commissie kunnen bij al deze gegevens voor administratie en onderhoud van het systeem. Verder kunnen commissies bij deze gegevens indien dat nodig is om hun taak uit te voeren.
  2. Online boekhouding
    ABACCI is een dubbel boekhoudsysteem waar de inkomsten en uitgaven van CODON geregistreerd worden. Voor het gebruik van dit systeem worden … opgeslagen. Het bestuur en de kas-controlecommissie hebben toegang tot dit programma
  3. Mailprogramma
    CODON gebruikt de e-mailservice Mailchimp voor het verzenden van de wekelijkse nieuwsbrief en andere poststukken. CODON heeft een verwerkersovereenkomst met Mailchimp. Om het programma volledig te kunnen gebruiken worden voornaam, achternaam, e-mailadres en voorkeurstaal opgeslagen. Alleen het bestuur heeft toegang tot dit mailprogramma.
  4. W-schijf WUR
    De W-schijf van de WUR wordt gebruikt om bestanden in op te slaan, zoals ledenbestanden en overzichten. De W-schijf wordt ook als back-up gebruikt. Hierdoor staan alle persoonsgegevens die een lid heeft ingevuld ook op de W-schijf. Het bestuur en de Raad van Advies, die het bestuur controleert op het naleven van het huisreglement, hebben toegang tot de W-schijf van de WUR.
  5. De OneDrive van de WUR wordt gebruikt als primaire opslaglocatie voor bestanden van het bestuur. Hier staan de ledenbestanden opgeslagen. Alle persoonsgegevens die bij registratie ingevuld zijn, worden opgeslagen op de OneDrive van de WUR. Alleen het bestuur heeft toegang tot de OneDrive van het bestuur.De OneDrive wordt ook gebruikt als opslaglocatie van de publieke relaties commissie. Hier worden foto’s van CODON-activiteiten in opgeslagen. Het bestuur en leden van de publieke relaties commissie hebben toegang tot deze OneDrive.
  1. Externe harde schijf en archief
    CODON gebruikt een externe harde schijf en een archiefkast als back-up medium voor de website en online ledenadministratie en opslaglocatie voor gearchiveerde bestanden. Dit archief en deze externe harde schijf zijn alleen toegankelijk voor het bestuur.
  2. Google
    Het klikgedrag op de website wordt bijgehouden door Google. Alleen het bestuur en de publieke relaties commissie kunnen deze geanonimiseerde gegevens inzien door middel van een persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

CODON bewaart alle gegevens die een lid indient tot maximaal twee jaar na het beëindigen van het CODON-lidmaatschap in het actieve ledenbestand. Hierna worden naam, adres en e-mailadres opgenomen in het oud-ledenarchief van CODON. Deze gegevens worden gebruikt om alumni te contacteren.

Machtigingen worden maximaal tien jaar bewaard.

Wat zijn uw rechten?

  1. Inzage/rectificatie
    U heeft te allen tijde het recht om de door CODON bewaarde gegevens in te zien en te wijzigen wanneer er iets niet klopt in de administratie. U kunt een overzicht van uw gegevens opvragen bij het bestuur of inzien na inloggen op de website.
  2. Bezwaar/klachten
    U heeft te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen het verzamelen van gegevens en om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens wanneer u dit nodig acht. Wanneer u het niet eens bent met het verzamelen van essentiële gegevens voor het lidmaatschap kunt u het bestuur benaderen. Indien een lid de gegevens wil verwijderen zal het lidmaatschap hiermee beëindigd worden.
  3. Vergetelheid
    U heeft te allen tijde het recht om verouderde of onjuiste gegevens te laten verwijderen. Indien een lid de gegevens wil verwijderen zal het lidmaatschap hiermee beëindigd worden. Uitzonderingen op dit recht zijn debiteuren van CODON. Zij kunnen dit recht pas uitoefenen zodra het lid geen openstaande schulden meer heeft binnen CODON.
  4. Overdracht
    U heeft te allen tijde het recht om uw gegevens op te vragen en deze aan een andere instantie te verstrekken.